Áp dụng cho việc đăng ký, xác nhận nhập học và sử dụng dịch vụ giáo dục tại Xứ Lạng Education

Nhằm mang đến sự thuận tiện, minh bạch và an toàn cho phụ huynh, học viên và khách hàng khi đăng ký tư vấn, xác nhận nhập học hoặc sử dụng dịch vụ giáo dục tại Xứ Lạng Education, chúng tôi công bố Chính sách thanh toán như sau:

1. Phạm vi áp dụng

Chính sách này áp dụng đối với việc thanh toán học phí, lệ phí thi thử, chi phí tài liệu, giáo trình hoặc các khoản thu liên quan đến khóa học trực tiếp, khóa học trực tuyến, chương trình ôn luyện, hoạt động giáo dục và dịch vụ do Xứ Lạng Education cung cấp.

Đối với học viên chưa đủ 18 tuổi, việc thanh toán, xác nhận nghĩa vụ học phí, yêu cầu đối soát, hoàn tiền hoặc xử lý sai sót thanh toán cần được thực hiện bởi cha, mẹ hoặc người đại diện hợp pháp của học viên.

2. Nguyên tắc thanh toán chung

·         Việc gửi biểu mẫu “Đăng ký nhận tư vấn” trên website chỉ nhằm để XLE liên hệ tư vấn, chưa phải xác nhận nhập học, chưa giữ chỗ và chưa làm phát sinh nghĩa vụ thanh toán.

·         Việc thanh toán chỉ được thực hiện sau khi XLE đã tư vấn, xác nhận lớp học, lịch học, mức học phí, phương thức thanh toán và các khoản chi phí liên quan nếu có.

·         Đối với các lớp áp dụng thanh toán sau, học phí được tổng hợp sau khi kết thúc tháng học và thông báo đến phụ huynh theo quy định của XLE.

·         Đối với khóa học trọn gói, khóa học theo kỳ, chương trình đặc biệt hoặc lớp có giới hạn số lượng chỗ, XLE có thể yêu cầu thanh toán trước theo thông báo cụ thể.

·         Website https://xulangeducation.com hiện chủ yếu tiếp nhận thông tin tư vấn và đăng ký học; website không yêu cầu khách hàng thanh toán trực tuyến ngay trên website.

3. Phương thức thanh toán khi nhận hàng (COD)

Xứ Lạng Education chủ yếu cung cấp dịch vụ giáo dục, bao gồm lớp học trực tiếp, lớp học trực tuyến, ôn luyện, thi thử và các hoạt động giáo dục. Do đó, đối với khóa học, chương trình đào tạo, thi thử hoặc dịch vụ tư vấn, XLE không áp dụng hình thức thanh toán khi nhận hàng (COD) như đối với hàng hóa vật lý.

Trường hợp XLE có cung cấp sách, giáo trình, tài liệu in ấn, đồng phục hoặc sản phẩm vật lý đi kèm và có phát sinh giao nhận, hình thức COD chỉ được áp dụng khi được XLE thông báo cụ thể và đơn vị vận chuyển hỗ trợ.

Khi áp dụng COD cho sản phẩm vật lý, khách hàng thanh toán trực tiếp cho đơn vị vận chuyển tại thời điểm nhận hàng theo số tiền đã được XLE xác nhận trước.

Lưu ý:

·         COD không áp dụng mặc nhiên cho khóa học hoặc dịch vụ giáo dục;

·         Phí vận chuyển, phí thu hộ hoặc chi phí phát sinh khác nếu có sẽ được thông báo trước khi khách hàng xác nhận;

·         Thông tin giao nhận tài liệu, giáo trình hoặc sản phẩm vật lý được thực hiện theo Chính sách vận chuyển và giao nhận của XLE.

4. Phương thức thanh toán chuyển khoản

Phương thức thanh toán bằng chuyển khoản được áp dụng đối với học phí khóa học trực tiếp, khóa học trực tuyến, chương trình ôn luyện, thi thử, tài liệu hoặc các khoản thu liên quan do XLE thông báo.

Khách hàng chuyển khoản vào tài khoản hoặc mã QR do XLE thông báo qua các kênh chính thức như văn phòng, giáo vụ, Zalo, email, phiếu thông báo học phí hoặc thông báo nhập học.

Khi chuyển khoản, khách hàng vui lòng ghi rõ nội dung theo cú pháp:

Họ tên học viên – Lớp/khóa học – Học phí tháng…

Ví dụ: Nguyễn Văn A – Toán 9 – Học phí tháng 8.

Sau khi thực hiện chuyển khoản, khách hàng vui lòng lưu lại chứng từ giao dịch để đối chiếu khi cần thiết.

Sau khi XLE ghi nhận khoản thanh toán thành công, XLE sẽ cập nhật trạng thái thanh toán hoặc gửi xác nhận thông qua tin nhắn, Zalo, email, biên nhận, phiếu thu hoặc hình thức phù hợp khác.

5. Phương thức thanh toán tiền mặt

Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt trực tiếp tại văn phòng, quầy lễ tân, bộ phận Giáo vụ hoặc bộ phận được XLE phân công tại cơ sở hoạt động của Công ty.

Khi thanh toán bằng tiền mặt, khách hàng nên yêu cầu và lưu giữ phiếu thu, biên nhận hoặc xác nhận thanh toán để đối chiếu khi cần thiết.

XLE không chịu trách nhiệm đối với khoản tiền được giao cho cá nhân không được Công ty phân công hoặc không có chứng từ, xác nhận phù hợp.

6. Thời hạn thanh toán học phí

Đối với các lớp áp dụng thanh toán sau, vào ngày 01 của tháng kế tiếp, XLE gửi thông báo học phí của tháng trước đến phụ huynh hoặc học viên. Thông báo học phí có thể bao gồm tên học viên, lớp học, số buổi tính phí, đơn giá, khoản ưu đãi, công nợ cũ và tổng số tiền cần thanh toán.

Khách hàng hoàn thành học phí từ ngày 01 đến hết ngày cuối cùng của tháng nhận thông báo, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận hoặc XLE có thông báo khác.

Đối với khóa học thu trước, khóa học trọn gói, chương trình đặc biệt hoặc tài liệu/sản phẩm vật lý, thời hạn thanh toán được nêu trong thông báo đăng ký, phiếu xác nhận nhập học hoặc thông báo riêng của XLE.

7. Xác nhận thanh toán, chứng từ và đối soát

Thanh toán được xem là hoàn thành khi XLE đã nhận được tiền và cập nhật trạng thái thanh toán hoặc gửi xác nhận đến khách hàng.

XLE cung cấp phiếu thu, biên nhận, chứng từ hoặc hóa đơn theo hình thức phù hợp và theo quy định áp dụng.

Trong trường hợp giao dịch chưa được ghi nhận, khách hàng cần cung cấp chứng từ, thời điểm chuyển tiền, số tiền, tên người chuyển và nội dung chuyển khoản để XLE kiểm tra, đối soát và cập nhật.

8. Xử lý chuyển thừa, chuyển trùng, chuyển thiếu hoặc sai nội dung

Trường hợp khách hàng chuyển thừa, chuyển trùng, chuyển thiếu, ghi sai nội dung chuyển khoản hoặc đã thanh toán nhưng chưa được ghi nhận, khách hàng cần liên hệ với XLE và cung cấp chứng từ để xác minh.

Khoản tiền chuyển thừa hoặc chuyển trùng được xử lý theo một trong các cách sau:

·         Cấn trừ vào kỳ học phí tiếp theo nếu khách hàng đồng ý;

·         Hoàn lại trong vòng 05–07 ngày làm việc kể từ khi hoàn tất đối soát.

Tiền hoàn được ưu tiên chuyển về tài khoản đã thực hiện thanh toán hoặc tài khoản của cha, mẹ/người đại diện hợp pháp của học viên. Việc hoàn vào tài khoản khác cần có xác nhận phù hợp của người đã thanh toán hoặc người có quyền đại diện hợp pháp.

9. Xử lý học phí quá hạn

Để bảo đảm hoạt động vận hành ổn định và quyền lợi chung của học viên, XLE áp dụng quy trình xử lý học phí quá hạn như sau:

Bước 1 – Quá hạn tháng thứ nhất: khoản chưa thanh toán được ghi nhận là chậm thanh toán và XLE gửi thông báo nhắc thanh toán lần thứ nhất.

Bước 2 – Sang tháng thứ hai: công nợ cũ được cộng vào thông báo học phí mới; XLE liên hệ để xác nhận nguyên nhân và thống nhất thời hạn xử lý.

Bước 3 – Sang tháng thứ ba: nếu công nợ tiếp tục chưa được thanh toán và không có phương án được XLE chấp thuận, XLE có thể tạm dừng tiếp nhận học viên vào lớp hoặc rút tên khỏi danh sách lớp. Trước khi áp dụng, XLE gửi thông báo cuối cùng trước ít nhất 05 ngày làm việc.

Trường hợp gia đình gặp khó khăn đặc biệt, phụ huynh nên chủ động liên hệ với XLE để được xem xét gia hạn hoặc phân kỳ thanh toán phù hợp.

10. An toàn thanh toán và phòng chống giả mạo

Để bảo vệ quyền lợi của khách hàng, XLE khuyến nghị khách hàng thực hiện các biện pháp sau trước khi thanh toán:

·         Chỉ thanh toán theo thông tin tài khoản, mã QR hoặc hướng dẫn được XLE công bố qua kênh chính thức;

·         Kiểm tra tên người hoặc đơn vị nhận tiền, số tài khoản, số tiền và nội dung chuyển khoản trước khi xác nhận giao dịch;

·         Không cung cấp mật khẩu ngân hàng, mã OTP, mã PIN hoặc thông tin đăng nhập cho bất kỳ cá nhân nào;

·         Không thực hiện thanh toán theo tài khoản cá nhân, đường dẫn hoặc mã QR có dấu hiệu giả mạo XLE;

·         Khi phát hiện tài khoản, website, fanpage, Zalo hoặc cá nhân có dấu hiệu giả mạo, cần dừng giao dịch và liên hệ ngay với XLE để xác minh.

11. Hoàn tiền

Việc hoàn học phí do hủy đăng ký, chấm dứt khóa học, thay đổi khóa học, bảo lưu hoặc trường hợp đặc biệt được thực hiện theo Chính sách cung cấp dịch vụ, chấm dứt dịch vụ và hoàn tiền của XLE.

Trước khi hoàn tiền, XLE sẽ thông báo rõ số tiền hoàn, khoản khấu trừ hợp lệ nếu có, hình thức hoàn tiền và thời hạn dự kiến thực hiện.

Thời gian hoàn tiền thông thường là 07–10 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ được xác nhận hợp lệ, trừ trường hợp cần thêm thời gian đối soát, xác minh hoặc do lỗi kỹ thuật từ ngân hàng/đơn vị thanh toán.

12. Thông tin liên hệ

Để biết thêm chi tiết hoặc cần hỗ trợ liên quan đến thanh toán, đối soát, công nợ, chứng từ hoặc hoàn tiền, Quý khách vui lòng liên hệ:

Xứ Lạng Education cảm ơn Quý phụ huynh, học viên và khách hàng đã tin tưởng, đồng hành cùng chúng tôi.