Chính sách bảo vệ thông tin cá nhân của phụ huynh, học viên và khách hàng

Website xulangeducation.com được quản lý và vận hành bởi Công ty TNHH MTV XỨ LẠNG EDUCATION, sau đây gọi tắt là “XLE”, “Xứ Lạng Education” hoặc “Chúng tôi”.

XLE tôn trọng quyền riêng tư của phụ huynh, học viên, khách hàng và người truy cập website. Chúng tôi cam kết thu thập, sử dụng, lưu trữ và bảo vệ thông tin cá nhân một cách phù hợp, cần thiết, đúng mục đích và an toàn.

Quý khách vui lòng đọc Chính sách bảo mật thông tin dưới đây để hiểu rõ cách XLE tiếp nhận, xử lý và bảo vệ thông tin cá nhân khi Quý khách truy cập website, gửi biểu mẫu đăng ký tư vấn, liên hệ hoặc sử dụng các dịch vụ giáo dục của XLE.

1. Thu thập thông tin cá nhân

Khi Quý khách truy cập website, gửi biểu mẫu đăng ký tư vấn, đăng ký khóa học, đăng ký thi thử hoặc liên hệ với XLE qua các kênh chính thức, chúng tôi có thể thu thập một số thông tin cần thiết để tư vấn và hỗ trợ, bao gồm:

• Họ và tên phụ huynh, học viên hoặc người liên hệ;

• Số điện thoại;

• Địa chỉ email, nếu có;

• Địa chỉ liên hệ hoặc nơi cư trú, nếu cần thiết cho việc tư vấn, xếp lớp hoặc xác định chính sách học phí;

• Môn học, khóa học, chương trình học hoặc nội dung quan tâm;

• Trường học, lớp học, khối học, độ tuổi hoặc trình độ học tập của học viên;

• Nội dung cần tư vấn, phản ánh, góp ý hoặc khiếu nại;

• Thông tin liên quan đến việc đăng ký, xếp lớp, chuyển lớp, bảo lưu, học phí hoặc thanh toán;

• Hình ảnh, video, bài làm, kết quả học tập hoặc thành tích học viên trong phạm vi hoạt động giáo dục, sự kiện, kỳ thi hoặc chương trình do XLE tổ chức, nếu có.

Ngoài ra, khi người dùng truy cập website, hệ thống có thể tự động ghi nhận một số thông tin kỹ thuật như:

• Địa chỉ IP;

• Loại thiết bị, hệ điều hành, trình duyệt;

• Thời gian truy cập;

• Các trang đã xem trên website;

• Cookie hoặc dữ liệu nhật ký hệ thống;

• Thông tin kỹ thuật phục vụ bảo mật, chống thư rác, chống tấn công và tối ưu trải nghiệm người dùng.

XLE không yêu cầu Quý khách cung cấp mật khẩu ngân hàng, mã OTP, mã PIN, thông tin đăng nhập tài khoản ngân hàng hoặc các dữ liệu tài chính nhạy cảm không cần thiết cho việc đăng ký tư vấn, đăng ký học hoặc thanh toán học phí.

2. Phạm vi sử dụng thông tin cá nhân

XLE sử dụng thông tin cá nhân của Quý khách cho các mục đích phù hợp với hoạt động giáo dục và chăm sóc khách hàng, bao gồm:

• Tiếp nhận và xử lý yêu cầu tư vấn khóa học;

• Liên hệ xác nhận nhu cầu học tập của phụ huynh, học viên;

• Tư vấn lộ trình học, môn học, lớp học, lịch học, giáo viên và địa điểm học phù hợp;

• Thực hiện việc đăng ký, xếp lớp, chuyển lớp, bảo lưu hoặc quản lý học viên;

• Tổ chức thi thử, kiểm tra chất lượng, đánh giá năng lực và thông báo kết quả;

• Quản lý điểm danh, theo dõi tiến độ học tập, kết quả học tập và chăm sóc học viên;

• Thông báo lịch học, lịch nghỉ, lịch học bù, thay đổi giáo viên, thay đổi địa điểm hoặc các thông tin cần thiết liên quan đến lớp học;

• Thu, xác nhận, đối soát học phí và phát hành chứng từ liên quan;

• Cung cấp tài liệu học tập, giáo trình, bài tập, thông báo lớp học và hỗ trợ học viên;

• Tiếp nhận, xử lý và phản hồi khiếu nại, phản ánh hoặc góp ý của khách hàng;

• Bảo đảm an toàn cho học viên trong quá trình học tập, tham gia kỳ thi, sự kiện hoặc hoạt động giáo dục;

• Nâng cao chất lượng giảng dạy, chăm sóc khách hàng, quản lý lớp học và vận hành hệ thống;

• Phòng ngừa hành vi giả mạo, gian lận, tấn công, phá hoại hoặc truy cập trái phép vào website;

• Thực hiện các nghĩa vụ kế toán, thuế, lưu trữ hồ sơ và nghĩa vụ pháp lý khác nếu có;

• Gửi thông tin tuyển sinh, khóa học mới, chương trình ưu đãi hoặc hoạt động giáo dục khi khách hàng đã đồng ý nhận thông tin hoặc có quan hệ tư vấn, đăng ký, sử dụng dịch vụ với XLE.

XLE không sử dụng thông tin cá nhân của Quý khách cho mục đích trái với nội dung đã thông báo, trừ trường hợp có sự đồng ý bổ sung của Quý khách hoặc theo yêu cầu hợp pháp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

3. Thời gian lưu trữ thông tin

XLE lưu trữ thông tin cá nhân trong thời gian cần thiết để hoàn thành mục đích xử lý thông tin hoặc theo thời hạn bắt buộc của pháp luật.

Thời gian lưu trữ dự kiến như sau:

• Thông tin đăng ký tư vấn nhưng chưa nhập học: tối đa 12 tháng kể từ lần tương tác gần nhất, trừ khi khách hàng yêu cầu xóa sớm hơn hoặc đồng ý tiếp tục nhận tư vấn;

• Hồ sơ học viên chính thức: trong thời gian học tại XLE và một khoảng thời gian phù hợp sau khi kết thúc khóa học để phục vụ đối chiếu kết quả, chăm sóc học viên, xác nhận quá trình học và giải quyết khiếu nại;

• Thông tin học phí, chứng từ, giao dịch tài chính: lưu trữ theo thời hạn cần thiết cho việc kế toán, thuế, đối soát và nghĩa vụ pháp lý liên quan;

• Thông tin tiếp thị, tuyển sinh, quảng cáo: lưu trữ cho đến khi khách hàng rút lại sự đồng ý hoặc yêu cầu dừng nhận thông tin;

• Dữ liệu liên quan đến khiếu nại, tranh chấp, phản ánh: lưu trữ cho đến khi vụ việc được giải quyết và hết thời hạn cần thiết để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các bên;

• Dữ liệu kỹ thuật, nhật ký hệ thống: lưu trữ trong thời gian phù hợp với mục đích bảo mật, vận hành và phòng chống tấn công mạng.

Khi hết thời hạn lưu trữ hoặc khi mục đích xử lý không còn, XLE sẽ xóa, hủy, ẩn danh hóa hoặc áp dụng biện pháp xử lý phù hợp theo quy trình nội bộ và quy định pháp luật.

4. Những người hoặc tổ chức có thể được tiếp cận thông tin

Trong phạm vi cần thiết, thông tin cá nhân của Quý khách có thể được tiếp cận bởi:

• Ban quản lý, bộ phận tư vấn, giáo vụ, kế toán, chăm sóc khách hàng hoặc nhân sự được XLE phân công;

• Giáo viên, trợ giảng hoặc người phụ trách lớp học trong phạm vi cần thiết để tổ chức giảng dạy và quản lý học viên;

• Đơn vị cung cấp hạ tầng kỹ thuật, hosting, email, phần mềm quản lý, bảo trì website hoặc dịch vụ hỗ trợ vận hành;

• Ngân hàng hoặc đơn vị hỗ trợ đối soát thanh toán học phí, nếu có;

• Đơn vị in ấn, tổ chức sự kiện, vận chuyển hoặc đối tác phục vụ trực tiếp cho hoạt động giáo dục, nếu có;

• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu hợp pháp hoặc theo quy định pháp luật.

XLE không bán, cho thuê, trao đổi hoặc thương mại hóa trái phép thông tin cá nhân của khách hàng cho bên thứ ba.

Các cá nhân, bộ phận hoặc đối tác được tiếp cận thông tin phải sử dụng dữ liệu đúng phạm vi công việc, có trách nhiệm bảo mật và không được sử dụng thông tin cho mục đích riêng.

5. Chỉnh sửa, cập nhật hoặc xóa thông tin cá nhân

Quý khách có quyền yêu cầu XLE kiểm tra, chỉnh sửa, cập nhật, bổ sung, hạn chế xử lý hoặc xóa thông tin cá nhân trong trường hợp phù hợp.

Quý khách có thể gửi yêu cầu qua:

• Hotline/Zalo: 0931.595.426;

• Email: xulangeducation@gmail.com;

• Trực tiếp tại văn phòng XLE.

Khi gửi yêu cầu, Quý khách vui lòng cung cấp thông tin nhận diện phù hợp như họ tên, số điện thoại đã đăng ký, tên học viên, lớp học hoặc nội dung cần hỗ trợ để XLE xác minh và xử lý chính xác.

Trong một số trường hợp, XLE có thể chưa thể xóa ngay toàn bộ dữ liệu nếu dữ liệu đó cần được lưu trữ để thực hiện nghĩa vụ kế toán, thuế, giải quyết khiếu nại, tranh chấp, bảo vệ an toàn học viên hoặc đáp ứng yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

6. Sử dụng cookie và công nghệ theo dõi

Website https://xulangeducation.com có thể sử dụng cookie hoặc công nghệ tương tự nhằm:

• Ghi nhớ tùy chọn của người dùng;

• Tối ưu trải nghiệm truy cập website;

• Thống kê lưu lượng truy cập;

• Phân tích hiệu quả nội dung, bài viết, biểu mẫu hoặc chiến dịch tuyển sinh;

• Bảo vệ website trước thư rác, truy cập bất thường hoặc hành vi tự động độc hại.

Cookie là một tệp dữ liệu nhỏ được trình duyệt lưu trên thiết bị của người dùng. Cookie giúp website nhận diện lượt truy cập, ghi nhớ một số tùy chọn và hỗ trợ cải thiện trải nghiệm sử dụng.

Người dùng có thể chủ động tắt, chặn hoặc xóa cookie trong phần cài đặt trình duyệt. Tuy nhiên, việc tắt cookie có thể ảnh hưởng đến một số tính năng hoặc trải nghiệm trên website.

Nếu website sử dụng các công cụ phân tích, quảng cáo hoặc tiện ích của bên thứ ba như Google, Facebook, Zalo, YouTube hoặc nền tảng tương tự, dữ liệu kỹ thuật có thể được xử lý theo chính sách riêng của các nền tảng đó. XLE khuyến nghị người dùng đọc chính sách bảo mật của các nền tảng liên quan khi tương tác với nội dung được nhúng hoặc liên kết từ bên thứ ba.

7. Bảo mật thông tin cá nhân

XLE áp dụng các biện pháp quản lý, kỹ thuật và tổ chức phù hợp để bảo vệ thông tin cá nhân của Quý khách, bao gồm:

• Sử dụng giao thức bảo mật HTTPS/TLS cho website;

• Phân quyền truy cập dữ liệu theo vị trí công việc và phạm vi nhiệm vụ;

• Chỉ cho phép nhân sự được phân công tiếp cận thông tin phụ huynh, học viên và khách hàng;

• Áp dụng mật khẩu, xác thực và biện pháp bảo vệ tài khoản quản trị;

• Sao lưu dữ liệu trong phạm vi cần thiết;

• Theo dõi, kiểm tra và xử lý các dấu hiệu truy cập bất thường, tấn công hoặc phá hoại hệ thống;

• Yêu cầu nhân sự, giáo viên, cộng tác viên và đối tác có liên quan bảo mật thông tin trong quá trình làm việc;

• Rà soát quy trình nội bộ để nâng cao mức độ an toàn thông tin.

Mặc dù XLE nỗ lực áp dụng các biện pháp bảo mật phù hợp, không có hệ thống nào trên môi trường Internet có thể bảo đảm an toàn tuyệt đối. Trong trường hợp phát hiện hoặc nghi ngờ có sự cố liên quan đến dữ liệu cá nhân, XLE sẽ chủ động kiểm tra, khắc phục, thông báo và phối hợp với các bên liên quan theo quy định.

8. Bảo vệ thông tin trẻ em và học viên chưa thành niên

XLE đặc biệt chú trọng bảo vệ quyền riêng tư, danh dự, nhân phẩm, hình ảnh và lợi ích hợp pháp của trẻ em, học viên chưa thành niên.

Đối với học viên chưa thành niên, việc cung cấp, đăng ký, điều chỉnh hoặc yêu cầu xử lý dữ liệu cá nhân cần được thực hiện thông qua cha, mẹ hoặc người đại diện hợp pháp.

Cha, mẹ hoặc người đại diện hợp pháp có trách nhiệm:

• Cung cấp thông tin chính xác, hợp pháp;

• Xác nhận mình có quyền đại diện hợp pháp đối với học viên;

• Thông báo cho XLE khi cần xem, sửa, bổ sung, hạn chế hoặc yêu cầu xóa dữ liệu của học viên;

• Phối hợp với XLE để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của học viên.

XLE không cố ý thu thập dữ liệu cá nhân của trẻ em thông qua website mà không có sự tham gia hoặc đồng ý phù hợp của cha, mẹ hoặc người đại diện hợp pháp.

9. Sử dụng hình ảnh, video, bài làm và thành tích học viên

Việc đăng ký khóa học tại XLE không mặc nhiên được hiểu là phụ huynh hoặc học viên đồng ý cho XLE sử dụng hình ảnh, video, bài làm hoặc thành tích cá nhân vào mục đích truyền thông, quảng cáo.

XLE chỉ sử dụng tên, hình ảnh, video, bài làm, kết quả học tập hoặc thành tích của học viên để tuyên dương, vinh danh, giới thiệu hoạt động giáo dục trên website, fanpage, Zalo, tài liệu truyền thông hoặc các kênh chính thức khác khi có sự đồng ý phù hợp của cha, mẹ, người đại diện hợp pháp hoặc chủ thể dữ liệu theo quy định.

Việc sử dụng hình ảnh, video, bài làm hoặc thành tích học viên phải bảo đảm:

• Nội dung lành mạnh, đúng sự thật;

• Mục đích sử dụng phù hợp với môi trường giáo dục;

• Không làm ảnh hưởng tiêu cực đến danh dự, nhân phẩm, quyền riêng tư và lợi ích hợp pháp của học viên;

• Không sử dụng hình ảnh học viên trong bối cảnh gây hiểu nhầm, phản cảm hoặc không phù hợp.

Phụ huynh, học viên hoặc người đại diện hợp pháp có quyền rút lại sự đồng ý cho việc sử dụng hình ảnh, video hoặc thành tích. Sau khi tiếp nhận yêu cầu hợp lệ, XLE sẽ rà soát, gỡ bỏ hoặc dừng sử dụng trong phạm vi kiểm soát của mình trong thời gian phù hợp.

10. Gửi thông tin tuyển sinh và chăm sóc khách hàng

XLE có thể gửi thông tin về lịch học, khóa học mới, chương trình tuyển sinh, ưu đãi hoặc hoạt động giáo dục khi Quý khách đã đồng ý nhận thông tin hoặc đã có quan hệ tư vấn, đăng ký, sử dụng dịch vụ với XLE theo quy định phù hợp.

Quý khách có quyền từ chối nhận thông tin tuyển sinh, chăm sóc khách hàng hoặc quảng cáo bất cứ lúc nào bằng một trong các cách sau:

• Phản hồi trực tiếp với nội dung yêu cầu dừng nhận thông tin;

• Nhấp vào đường dẫn hủy đăng ký nếu email hoặc tin nhắn có cung cấp chức năng này;

• Liên hệ Hotline/Zalo: 0931.595.426;

• Gửi email đến: xulangeducation@gmail.com.

Việc từ chối nhận thông tin tuyển sinh hoặc quảng cáo không ảnh hưởng đến việc nhận các thông báo cần thiết liên quan đến lớp học, lịch học, học phí, an toàn học viên hoặc dịch vụ mà khách hàng đang sử dụng.

11. Liên kết đến website và nền tảng bên thứ ba

Website của XLE có thể chứa liên kết đến mạng xã hội, nền tảng video, biểu mẫu, bản đồ, công cụ hỗ trợ hoặc website của bên thứ ba.

Các nền tảng này hoạt động độc lập và có chính sách bảo mật riêng. XLE không kiểm soát toàn bộ hoạt động thu thập, lưu trữ hoặc xử lý dữ liệu của các nền tảng bên thứ ba ngoài phạm vi quản lý của mình.

Người dùng cần đọc kỹ chính sách bảo mật và điều khoản sử dụng của bên thứ ba trước khi cung cấp dữ liệu cá nhân trên các nền tảng đó.

12. Thay đổi về chính sách bảo mật

XLE có thể sửa đổi, bổ sung hoặc cập nhật Chính sách bảo mật thông tin này để phù hợp với sự thay đổi của pháp luật, yêu cầu quản lý nhà nước, mô hình vận hành hoặc nhu cầu bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Mọi bản cập nhật sẽ được đăng tải công khai trên website https://xulangeducation.com và ghi rõ ngày cập nhật lần cuối.

Quý khách được khuyến nghị thường xuyên xem lại Chính sách này để nắm bắt thông tin mới nhất về cách XLE bảo vệ dữ liệu cá nhân.

13. Thông tin liên hệ

Mọi thắc mắc, yêu cầu hoặc phản ánh liên quan đến việc thu thập, sử dụng, lưu trữ, bảo vệ và xử lý thông tin cá nhân, Quý khách vui lòng liên hệ:

Xứ Lạng Education cảm ơn Quý phụ huynh, học viên và khách hàng đã tin tưởng, đồng hành cùng chúng tôi.